基金管理委员会由王莽亲自担任主任，tVb行政总裁、集团首席财务官、全球华人公益联合会代表担任副主任，同时邀请了全球12家知名公益机构的代表担任监督委员，建立了严格的资金审批、使用、监管与公开制度，所有资金的收支情况都将定期在全球范围内公开，接受社会各界的监督，确保每一分钱都用在刀刃上。
截至活动启动时，专项保障基金已经累计拨付1.6亿港元，用于前期的影片修复、译制、发行对接、论坛筹备、宣传预热等工作，所有资金流转清晰、账目完整，无任何资金闲置、挪用与浪费情况，全面保障了活动各环节的资金需求。
集团同步成立了由王莽亲自担任总顾问的活动专项指挥部，由集团文化影视板块总裁、tVb行政总裁、全球事务部总经理联合担任执行总指挥，从集团文化影视板块、tVb各部门、全球事务部、法务合规部、安全保障部、财务部、公益事业部抽调核心骨干，组建超过260人的专职项目执行团队，下设内容制作与译制组、全球发行与放映组、文化论坛筹备组、全球宣传与媒体组、公益项目对接组、安全保障与后勤组、法务合规与版权组、志愿者管理组八大专项工作组。
各组实行定岗定人、责任到人、节点倒排、闭环管理、全球协同的推进模式，彻底打破部门壁垒、区域壁垒、机构壁垒，构建起从前期筹备、活动启动到全球开展、总结复盘的全链条项目执行体系，所有工作组高效配合、无缝衔接，无推诿扯皮、无沟通障碍、无工作延误，确保活动的每一个环节都按计划顺利推进，无任何波折与阻碍。
内容制作与译制组由48名资深影视修复专家、译制导演、配音演员、纪录片编导组成，团队成员均拥有15年以上影视制作、修复与译制经验，曾参与过多部经典华语影片的修复与全球发行工作，核心任务是完成《百年辛亥》影片的4K修复、多语言译制、配套内容制作等工作，为全球观众呈现一部高质量、高水准的经典历史影片。
《百年辛亥》是2011年为纪念辛亥革命100周年拍摄的大型历史史诗影片，由飞天集团与tVb联合出品，汇聚了两岸三地的顶尖演员与创作团队，真实还原了辛亥革命的历史进程，展现了革命先辈为了民族独立与人民解放不惜牺牲的伟大精神，上映后获得了广泛的好评与良好的口碑，成为了纪念辛亥革命的经典影像作品。
为了让全球观众能够更好地欣赏这部经典影片，小组采用了全球最先进的4K数字修复技术，对影片的原始胶片进行了逐帧扫描、修复与调色，修复了影片中的划痕、斑点、褪色等问题，提升了影片的画面清晰度、色彩还原度与对比度，同时对影片的音频进行了重新混音与处理，制作了7.1声道环绕立体声版本，让影片的视听效果达到了2012年的最高水平。
整个4K修复工作历时68天，累计修复影片画面帧，处理音频素材1280分钟，修复后的影片画面清晰、色彩饱满、音效震撼，完美还原了影片的历史质感与艺术魅力，得到了影片主创团队与电影专家的一致高度评价。
在译制方面，小组依托集团多语言影视翻译中心的资源与能力，完成了影片12种核心语言的专业译制与配音工作，包括英语、泰语、印尼语、马来语、越南语、韩语、日语、西班牙语、法语、德语、意大利语、阿拉伯语，同时制作了36种语言的字幕版本，覆盖全球90%以上的人口。
译制过程中，小组邀请了全球各地的历史学家、文化学者与语言专家担任顾问，确保影片的翻译准确、严谨，既能够准确传达影片的历史内涵与精神价值，又能够符合当地的语言习惯与文化背景，避免出现文化误解与翻译错误。
所有配音演员都经过了严格的筛选与培训，深入了解了辛亥革命的历史背景与影片中人物的性格特点，配音表演自然生动、情感真挚，完美诠释了影片中的人物形象与情感表达。
同时，小组还制作了配套的6集大型纪录片《辛亥百年》、12集专题片《革命先辈的故事》与36集历史资料片《辛亥革命历史影像》，全面、深入地介绍了辛亥革命的历史背景、发展过程、历史意义与革命先辈的英雄事迹，丰富了活动的内容体系，为全球观众提供了更加全面、深入了解辛亥革命历史的渠道。
整个内容制作与译制工作全程顺畅，无任何技术问题、内容争议、译制错误，所有内容都通过了全球各国的内容审核与审批，为影片的全球同步上映与活动的顺利开展奠定了坚实的内容基础。
全球发行与放映组由42名资深全球发行专家、院线对接专员、流媒体运营专员组成，团队成员均拥有10年以上全球影视发行经验，熟悉全球各国的影视市场、发行渠道、政策法规与观众需求，核心任务是完成《百年辛亥》影片的全球发行与放映工作，确保影片能够在全球50个国家和地区同步上映，让全球各地的观众都能够观看这部经典历史影片。
小组基于系统输出的全球发行方案，结合tVb的全球发行渠道与集团的全球影院网络，制定了详细的全球发行与放映计划，将全球市场划分为亚洲、北美洲、欧洲、大洋洲、非洲、南美洲六大区域，每个区域设立专门的发行团队，负责对接当地的院线、流媒体平台、电视台与华人社团。
在院线发行方面，小组先后与全球1286家主流院线签订了放映协议，包括Amc、Regal、cinemark、hoYtS、Event cinemas等全球知名院线集团，覆盖全球286个核心城市的3680块银幕，所有院线都为《百年辛亥》影片安排了充足的黄金时段排片，平均排片占比达到18%，部分华人聚居城市的排片占比超过30%。
在流媒体与电视发行方面，小组与Netflix、hulu、Amazon prime、hbo等全球12大主流流媒体平台，以及全球36家电视台签订了播出协议，影片将在院线上映后一个月内登陆各大流媒体平台与电视台，让无法前往影院观看的观众也能够通过线上渠道观看影片。
同时，小组还与全球126家华人社团合作，在全球各地的华人社区、华人学校、华人文化中心举办了2860场公益放映活动，免费为当地的华人群众放映《百年辛亥》影片与配套的纪录片、专题片，让更多的华人能够参与到纪念活动中来。
整个全球发行与放映对接工作全程顺畅，所有合作洽谈都高效、友好地完成，无任何发行渠道阻碍、排片纠纷、内容审核问题，所有放映场地与时间都已经确定，为影片的全球同步上映提供了坚实的渠道保障。
文化论坛筹备组由36名资深学术会议组织者、历史文化学者、活动策划师组成，核心任务是完成全球华人文化论坛的整体策划、嘉宾邀请、议程设计、论文征集与评审、场地布置、现场执行等工作，打造一场高水平、高规格、具有全球影响力的文化学术盛会。
小组基于系统输出的论坛方案，确定了“传承辛亥精神，凝聚华人力量，推动文化复兴”的论坛主题，设立了1个主论坛与12个分论坛，分论坛主题包括“辛亥革命的历史意义与全球价值”“全球华人的历史记忆与文化认同”“中华文化的全球传播与创新发展”“海外华人与中华民族伟大复兴”“辛亥革命与近代中国社会变革”“华侨华人与辛亥革命”“青年一代与中华文化传承”“中西方文化交流与互鉴”“文化产业与文化出海”“华人社团的历史使命与当代价值”“辛亥革命历史遗迹保护与利用”“全球华人公益事业发展”，涵盖了辛亥革命历史研究、中华文化传播、华人社会发展等多个领域。
在嘉宾邀请方面，小组向全球36个国家和地区的1200位知名历史学家、文化学者、社会活动家、企业家、艺术家与华人代表发出了邀请，所有受邀嘉宾都欣然接受了邀请，无任何嘉宾拒绝邀请、档期冲突、临时缺席的情况，最终确定了860位嘉宾出席论坛，其中包括12位各国前政要、36位各国驻华使节、128位全球知名大学的教授与研究员、256位华人社团领袖、186位知名企业家、96位艺术家与文化名人、146位青年学者与学生代表，嘉宾阵容之强大、覆盖面之广，创下了全球华人文化论坛的历史之最。
在论文征集方面，小组通过全球各大高校、科研机构、华人社团与学术期刊，面向全球征集学术论文，累计收到来自全球48个国家和地区的学术论文1280篇，经过由36位知名历史学家与文化学者组成的评审委员会的严格评审，最终评选出优秀论文128篇，将在论坛上进行宣读与交流，并收录到《全球华人文化论坛论文集》中公开出版。
在场地与议程安排方面，主论坛设在香江国际会议中心，可容纳3000人同时参会，12个分论坛分别设在香江的12个五星级酒店与会议中心，所有场地都已经完成了预订与布置，配备了先进的会议系统、同声传译系统、直播系统与音响设备；论坛议程安排紧凑、合理，包括开幕式、主旨演讲、分论坛研讨、圆桌对话、闭幕式、文化晚宴等环节，同时安排了参观辛亥革命历史展览、华人文化艺术展等活动，丰富了论坛的内容与形式。
整个文化论坛筹备工作全程顺畅，无任何嘉宾邀请困难、论文征集不足、场地安排问题、议程设计缺陷，所有筹备工作都已经全部完成，为论坛的顺利举办奠定了坚实的基础。
全球宣传与媒体组由48名资深品牌营销专家、公关专员、媒体记者、直播技术人员组成，依托tVb的全球媒体资源与洛杉矶海外营销中心的宣发能力，核心任务是完成本次活动的全球宣传推广、媒体对接、全球直播、舆情管理等工作，提升活动的全球知名度与影响力，吸引更多的人关注与参与本次活动。
小组制定了“全球联动、全渠道覆盖、多维度传播”的全周期宣传推广方案，将宣传周期划分为预热期、启动期、活动期、总结期四个阶段，明确了每个阶段的宣传核心、推广重点、渠道组合与活动安排，确保宣传工作层层递进、精准触达、效果最大化。
在预热期，小组通过全球各大主流媒体、影视行业媒体、华人媒体、社交平台，发布了本次活动的启动消息、活动介绍、影片修复花絮、嘉宾预告等内容，同时放出了《百年辛亥》4K修复版的预告片与主题曲mV，引发了全球华人的广泛关注与期待，相关话题累计阅读量突破68亿次，全球预约观影人数突破1200万人次。
在启动期与活动期，小组将为活动的启动仪式、主论坛、重要分论坛与重点城市的放映活动提供全球同步直播服务，通过tVb全球频道、Netflix、Youtube、Facebook、twitter等全球八大视频平台与社交平台进行直播，同时配备12种语言的同声传译，让全球各地的观众都能够实时观看活动的盛况；此外，小组还邀请了全球1800家主流媒体与华人媒体记者全程跟踪报道活动，实时发布活动的最新动态、精彩瞬间与嘉宾观点，持续保持活动的热度与关注度。
在总结期，小组将对本次活动的成果进行全面的总结与宣传，发布活动白皮书与成果报告，展示活动的文化传播成果与公益帮扶成果，进一步扩大活动的影响力与社会价值。
同时，小组建立了完善的舆情管理体系，7x24小时监测全球舆情动态，及时回应社会各界的关注与疑问，引导正面舆论，确保活动的舆论氛围积极向好，无任何负面舆情发酵。
整个全球宣传与媒体筹备工作全程顺畅，所有宣传物料制作、媒体邀请、直播技术准备工作都已经全部完成，为本次活动的全球宣传与直播奠定了坚实的基础。
公益项目对接组由28名资深公益项目官员、社会工作者、志愿者组成，核心任务是对接全球各地的华人公益机构与文化组织，筛选最需要帮助的公益项目，制定详细的公益资金使用计划，组织开展各类公益帮扶活动，确保活动筹集的所有资金都能够精准、透明地用于全球华人文化公益事业。
小组先后走访了全球36个国家和地区的126家华人公益机构与文化组织，深入了解了当地华人文化事业的发展现状与需求，经过严格的筛选与评估，最终确定了86个公益帮扶项目，涵盖全球华人历史文化研究、海外华人学校建设、辛亥革命历史遗迹保护、中华文化传承与传播、贫困华人学生助学、华人老人关爱等多个领域。
针对每一个公益项目，小组都制定了详细的帮扶计划与资金使用方案，明确了帮扶对象、帮扶内容、资金金额、执行时间、责任人等，同时建立了完善的项目跟踪与评估机制，定期对项目的执行情况与效果进行跟踪与评估，确保项目能够顺利实施，达到预期的帮扶效果。
在活动过程中，小组将在每一个重映城市与论坛举办地，举办专门的公益捐赠仪式，将当地筹集的票房收入与社会捐赠现场捐赠给当地的华人公益机构与文化组织，同时组织志愿者深入华人学校、社区、养老院开展公益帮扶活动，为当地的华人群众送去温暖与关爱。
此外，小组还建立了全球公益信息公开平台，定期在平台上公开资金的筹集情况、使用情况、项目执行情况与帮扶效果，接受社会各界的监督，确保公益事业的透明与公正。
整个公益项目对接工作全程顺畅，所有公益项目都经过了严格的筛选与评估，帮扶计划与资金使用方案都得到了第三方公益机构的认可与监督，为本次活动公益目标的实现奠定了坚实的基础。
安全保障与后勤组由36名资深安全专家、安保人员、应急管理人员、后勤服务人员组成，核心任务是为本次活动提供全方位、无死角的安全保障与后勤服务，包括活动现场安全、嘉宾安全、观众安全、交通安全、消防安全、食品安全、食宿安排、交通保障、物资供应等，确保整个活动过程零安全事故。
小组针对每一个活动场地、每一场活动、每一位重要嘉宾，都制定了详细的安全保障方案与应急预案，明确了各个岗位的职责与分工，配备了充足的安保人员、消防设备、应急救援设备与医疗设备。
在活动现场，小组将设置多重安检通道，严格检查所有入场人员的证件与随身物品，严禁携带易燃易爆、管制刀具等危险物品入场；同时，安排足够的安保人员在现场巡逻，维护现场秩序，防止出现拥挤、踩踏、冲突等安全事故。
在嘉宾安全方面，小组为每一位重要嘉宾都配备了专属的安保人员与司机，全程跟随嘉宾，保护嘉宾的人身安全；同时，提前对嘉宾的行程路线、住宿酒店、活动场地进行全面的安全排查，消除所有安全隐患。
在后勤服务方面，小组为所有参会嘉宾与工作人员安排了舒适、安全、卫生的住宿与餐饮服务，考虑到不同国家和地区嘉宾的饮食禁忌与文化习惯，提供了多样化的餐饮选择；同时，安排了专门的接送车辆，保障嘉宾与工作人员的交通出行；此外，还准备了充足的活动物资、医疗药品与应急物资，确保活动的顺利开展。
同时，小组与全球各地的公安、消防、医疗等部门建立了紧密的合作关系，一旦发生突发情况，能够第一时间得到救援与支持。
整个安全保障与后勤筹备工作全程顺畅，所有安全措施都已经落实到位，所有后勤服务都已经准备就绪，为本次活动的顺利开展提供了坚实的安全与后勤保障。
法务合规与版权组由24名熟悉全球各国法律法规、知识产权法、文化事业相关法律的执业律师与合规专家组成，核心任务是完成活动的所有资质证照办理、法律文件审核、知识产权保护、合规体系搭建等工作，确保活动的所有环节都完全符合全球各国的法律法规与行业监管要求，保护集团的知识产权与合法权益。
小组首先完成了活动在全球50个国家和地区的所有法定资质证照的申请工作，包括活动举办许可、影片放映许可、公益募捐资质、工商登记、税务登记等，所有申请材料一次性通过审核，所有资质证照全部顺利办结，无任何审批驳回、材料补正、办理延误的情况，确保活动能够在全球各地合法合规地开展。
在法律文件审核方面，小组对所有的合作协议、放映合同、场地租赁合同、嘉宾邀请协议、公益捐赠协议等各类法律文件进行了多轮严谨的审核，确保所有文件条款严谨、权责清晰、合法合规，无任何法律漏洞与合作隐患。